ABBYY FineReader PDF 16 Corporate

ABBYY FineReader PDF 16 Corporate für Windows

ABBYY FineReader PDF 16 Corporate ist die Ausgabe für Arbeitsplätze, an denen regelmäßig größere Mengen an Dokumenten anfallen. Sie enthält alles zum Bearbeiten, Erkennen, Umwandeln und Schützen von PDF-Dateien und ergänzt die automatische Verarbeitung über einen überwachten Ordner.

Der Unterschied zeigt sich im Alltag weniger am einzelnen Dokument als am Stapel. Wer täglich Eingangspost, Lieferscheine oder Rechnungen digitalisiert, will nicht jede Datei einzeln öffnen. Genau dafür ist der überwachte Ordner gedacht.

Überwachter Ordner statt Einzelbearbeitung

Du legst fest, welcher Ordner beobachtet wird und was mit neuen Dateien geschehen soll: erkennen, in ein Zielformat umwandeln, an einen bestimmten Ort ablegen. Alles Weitere läuft ohne Zutun. Ein Scanner, der direkt in diesen Ordner ablegt, erzeugt damit fertige, durchsuchbare Dateien, ohne dass jemand die Anwendung überhaupt öffnet. Der Hersteller gibt für die automatische Verarbeitung ein monatliches Volumen von 5.000 Seiten an.

Bearbeiten wie in einem Textprogramm

Text lässt sich absatzweise umschreiben statt nur zeichenweise überkleben, Zeilen fließen dabei um. Tabelleninhalte, Bilder und Seitenreihenfolge sind ebenso änderbar. Kommentare, Hervorhebungen und Stempel stehen für die Abstimmung bereit.

Umwandeln mit erhaltener Struktur

PDF-Dateien werden zu Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumenten, zu Bildern oder reinem Text, und umgekehrt entstehen aus diesen Formaten PDF-Dateien. Spalten, Tabellen und Absatzaufbau bleiben dabei erhalten, was besonders bei Berichten mit vielen Zahlenwerken den Unterschied macht.

Was die Erkennung leistet

Erkannt werden gedruckte Schriften in vielen Sprachen, auch gemischt innerhalb eines Dokuments, samt Seitenaufbau mit Spalten, Überschriften, Fußnoten und Tabellen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass aus einem Stapel Papier verwertbare Dateien werden und nicht nur Bilder mit Text darauf. Grenzen liegen bei Handschrift und bei sehr blassen Vorlagen; ein Einzugsscanner mit etwa 300 dpi liefert die verlässlichsten Ergebnisse.

Was vor der Einführung zu klären ist

Drei Punkte entscheiden darüber, wie gut die Automatik im Alltag trägt. Erstens die Ablagestruktur: Der überwachte Ordner sollte eindeutig sein und nicht zugleich als Zwischenlager dienen. Zweitens das Zielformat, denn ein durchsuchbares PDF eignet sich fürs Archiv, eine Word-Datei für die Weiterbearbeitung. Drittens die Scannereinstellung, weil Auflösung und Geradlauf mehr über das Ergebnis entscheiden als jede Nachbearbeitung. Sind diese drei Punkte einmal festgelegt, läuft der Rest ohne Betreuung.

Dokumente vergleichen

Zwei Fassungen lassen sich gegenüberstellen, auch über Formatgrenzen hinweg: eine als Scan, die andere als Textdatei. Das Programm markiert die Abweichungen, sodass sich Verhandlungsstände nachvollziehen lassen, ohne Zeile für Zeile zu lesen.

Formulare und Zusammenarbeit

Interaktive Formulare lassen sich ausfüllen und speichern, und aus einem gescannten Papierformular wird über die Erkennung eine ausfüllbare Datei. Für die Abstimmung stehen Kommentare, Hervorhebungen, Notizen und Stempel bereit. Wo mehrere Personen an derselben Fassung arbeiten, bleibt damit nachvollziehbar, wer was angemerkt hat, ohne dass Anmerkungen in getrennten Mails verloren gehen.

Vertrauliches schwärzen

Geschwärzte Stellen werden aus der Datei entfernt, nicht nur verdeckt. Dazu kommt das Bereinigen der Metadaten, in denen sonst Bearbeiternamen und Änderungsverläufe stehen bleiben. Passwortschutz und digitale Signatur runden den Umgang mit vertraulichen Unterlagen ab.

Wenn aus Papier ein Archiv wird

Der Nutzen zeigt sich erst über die Zeit. Ein Ordner, der als Bilddateien abgelegt wurde, ist digital, aber nicht auffindbar. Erst der erkannte Text macht aus der Ablage einen Bestand, in dem sich Namen, Beträge und Aktenzeichen wiederfinden lassen. Wer heute digitalisiert, entscheidet damit, ob in fünf Jahren gesucht oder geblättert wird.

ABBYY FineReader PDF 16 Corporate: ein Arbeitsplatz, Laufzeit wählbar

Die Lizenz gilt für einen Arbeitsplatz. Zur Wahl stehen ein Jahr und drei Jahre; der Leistungsumfang ist bei beiden gleich, drei Jahre am Stück kosten weniger als drei einzelne. Gespeicherte Zahlungsdaten gibt es nicht, eine automatische Verlängerung ebenso wenig. Geht es nur um einzelne Dokumente ohne Stapelverarbeitung, ist FineReader PDF 16 Standard die dafür zugeschnittene Ausgabe.

Weitere Programme für die Arbeit mit Dokumenten stehen in der Kategorie PDF-Software. Alle Angaben zum Programm veröffentlicht der Hersteller auf pdf.abbyy.com.